Elegir un sistema de TPV puede ser un gran reto para el dueño de un restaurante y es algo en lo que Izzy Kharasch ayuda a sus clientes con frecuencia. Kharasch es dueño de Hospitality Works, una consultora de restaurantes que tiene entre sus clientes a varios restaurantes mexicanos. El editor Ed Avis pidió a Kharasch que nos ayudara a entender el proceso de selección de una TPV.
Ed Avis: Hay muchos sistemas de TPV entre los que puede elegir el dueño de un restaurante. ¿Cuál es el primer consejo que le daría a alguien que intenta encontrar una solución?
Izzy Kharasch
Izzy Kharasch: Mi principal consejo es que, después de haber analizado tres o cuatro sistemas de TPV que le parezcan adecuados, busque otros restaurantes que tengan los sistemas que está pensando comprar, programe una cita y vaya a hablar con el gerente, con el propietario y con los meseros, porque ellos le dirán qué tal funcionan realmente. Ellos le dirán si es fácil de usar, si es preciso... ¿Se pueden corregir cosas? ¿Qué tan fácil es configurarlo? ¿Qué tipo de informes obtendrá? Otra cuestión importante es el soporte. Cuando se cayó el sistema, ¿qué tan rápido respondieron? Porque aunque sea el sistema perfecto, si no tenemos un buen soporte, no vamos a dar el siguiente paso.
EA: Hablando de soporte, ¿es seguro asumir que, una vez elegido un sistema, funcionará en nuestro restaurante?
IK: Me gusta que una empresa me diga que, antes de instalar el sistema, va a traer uno de sus sistemas y lo va a probar para asegurarse de que tenemos todo lo que necesitamos para que funcione. Porque anteriormente he estado en restaurantes donde compran la TPV, el proveedor la conecta y dicen: "Oh, no tiene suficiente ancho de banda, no tiene suficiente Internet". Y, de repente, ahora tenemos que esforzarnos por arreglar todas estas cosas.
EA: ¿Qué tipo de capacitación debe ofrecer la empresa de la TPV?
IK: Una de las cosas que hacen ahora muchas empresas de TPV es vender el sistema y decir: "Bueno, toda la capacitación es en línea". De entrada, no contemplaré esos sistemas en absoluto porque lo que todos mis clientes necesitan es [capacitación presencial]. Estoy sentado en un restaurante ahora mismo y abrimos en dos semanas. La semana que entra viene la empresa de la TPV a instalar su producto. Vamos a traer al personal y vamos a capacitarlo durante unos días para que se familiarice con el sistema. La empresa de la TPV va a enviar a un instructor durante dos días para que esté con nosotros durante la inauguración y pueda responder a todas las preguntas, hacer las correcciones necesarias y capacitar al personal.
EA: ¿Qué hay de la capacitación de los nuevos empleados que llegan después de la instalación de la TPV?
IK: Cuando se contrata a un nuevo empleado, hay que asegurarse de que se pueda poner la TPV en modo de capacitación para que ese empleado pueda jugar con la computadora, anotar las cosas, hacer todo eso, pero sin interrumpir las ventas diarias. Así que eso es algo que hay que preguntar a la empresa de TPV: ¿Tienen un modo de capacitación que pueda usar mientras el sistema está en funcionamiento para que cuando tenga un nuevo mesero podamos darle pedidos simulados y todo eso, pueda entrar, pueda ingresar el pedido y no se altere nada?
EA: ¿El hardware viene con el sistema o los restaurantes lo compran por separado?
IK: En su mayor parte, las empresas de TPV proporcionan el hardware, que incluye las impresoras, las cajas registradoras y, por supuesto, las TPV fijas y portátiles. Pero hay empresas que dicen: "Le vamos a vender el software y todo lo demás, y usted podría ir a Best Buy y comprar todos los monitores que necesita y partir de ahí". Aunque hoy en día es una proporción muy pequeña del mundo de las terminales punto de venta, creo que es lo que seguirá para todos. Una vez que alguien diga: "Oiga, usted podría reducir sus costos y nosotros nos limitaremos a venderle la experiencia, el software, nos encargaremos de la supervisión y usted pagará ciertas licencias por nuestro producto y le daremos asistencia las 24 horas del día", eso va a suponer un gran ahorro para los restaurantes. Creo que ahora mismo es una especie de opción ideal, pero se hará más popular en los próximos años.
EA: ¿Es aconsejable dejar que la empresa de la TPV se encargue del procesamiento de las tarjetas de crédito?
IK: Es en este rubro donde las nuevas empresas de TPV generan sus verdaderos ingresos. Ofrecen el sistema con un gran descuento por el hardware y el software en general, y ellos se hacen cargo de los gastos de procesamiento y todo ese tipo de cosas. Bueno o malo, actualmente es así. Sin embargo, en el caso de algunos sistemas, puede acudir a otros procesadores de tarjetas de crédito. Hay que negociar la comisión de las tarjetas de crédito al momento de comprar el equipo. Podría ahorrar mucho dinero.
EA: ¿Qué más debe tener en cuenta el propietario de un restaurante en relación con el costo del sistema de TPV?
IK: Una cosa a recordar es que hay que pagar una tarifa de licencia cada mes [según el número de estaciones de TPV que se tengan]. Por tanto, hay que preguntarse muy claramente: ¿cuál es mi tarifa mensual por la licencia? [Con] algunas empresas, seis estaciones de TPV cuestan 300 dólares al mes y [con] otras 1,000 dólares al mes.
EA: Parece que las TPV portátiles son cada vez más comunes en los restaurantes.
IK: El dispositivo portátil agiliza los pedidos en todas las mesas. Normalmente, cuando imparto capacitación para restaurantes, los meseros se reparten tres o cuatro mesas por terminal. Pero una vez que se vuelven realmente buenos y saben utilizar el dispositivo portátil, pueden encargarse de seis mesas e incluso de siete, lo que les hace entre un 20 y un 30 por ciento más productivos. El dispositivo portátil es realmente una herramienta increíble. En nuestros restaurantes, cada vez hay menos puntos de venta fijos repartidos por el local. La forma más sencilla de explicarlo es que cada dos terminales portátiles equivalen a una TPV fija.
EA: ¿Cuáles son los informes esenciales que debe ofrecer un sistema de TPV?
IK: Me gusta poder ver cuáles fueron las ventas brutas, cuánto fue en impuestos, cuáles son mis ventas netas, tal vez cuál fue el costo de mi mano de obra de ayer... También me gusta ver mi saldo de caja, porque me indica cuál debe ser el depósito de efectivo. A veces, en el informe diario comparamos las ventas con las de la semana anterior o con las del año pasado. Otro informe es el de ventas descendentes, que muestra de los productos más vendidos a los menos vendidos. Eso ayuda al propietario a tomar una decisión sobre qué productos retirar. También debe asegurarse de que la TPV se conecte a QuickBooks [o al programa de contabilidad/gestión que prefiera]. Esto nos ahorra a nosotros y a nuestro contador un montón de tiempo gracias a que todo se descarga en el programa de software adecuado y nos ayuda a tener precisión en muchos aspectos.
EA: Si se compra un nuevo sistema de TPV, ¿se pueden cargar en él datos ya existentes?
IK: En parte, pero probablemente lo más importante sean los datos de las tarjetas regalo. Me gusta asegurarme de que podemos trasladar esos datos al nuevo sistema para no perder el control [de los saldos de las tarjetas regalo existentes]. A la gente le va a disgustar mucho si se presentan con una tarjeta regalo y les dice: "Oh, cambiamos de sistema, ¿cuál era el valor de esa tarjeta?". En general, cuando nos deshacemos de un sistema y ponemos otro, nos aseguramos de descargar toda la información que tenemos en el viejo sistema para tener una copia de todo. Si no lo hace y cambia de sistema, es posible que lo desactiven y pierda toda esa información.
EA: Nuestros lectores son, en su mayoría, propietarios de restaurantes mexicanos. ¿Hay algo que deban considerar en una TPV que sea distinto de lo que hacen los propietarios de otro tipo de restaurantes?
IK: En los restaurantes mexicanos, los cocteles son mucho más detallados. Hay 800 tequilas y 60 formas de preparar un Margarita. Eso es algo exclusivo de los restaurantes mexicanos. Así que la TPV tiene que ser más detallada [en ese sentido] porque alguien puede decir: "Quiero un Margarita Cadillac, no quiero sal en el borde, quiero que sea dorada, así que quiero un shot de esto en medio". Además, en los restaurantes mexicanos suele haber oportunidades [para mezclar y combinar pequeños elementos del menú]. El cliente podría decir: "¿Sabes qué? Quiero cuatro tacos, uno de pescado, uno de pollo, uno de carne y uno vegetariano". Así, la TPV debe estar a la altura para que los meseros puedan realizar todos esos ajustes con rapidez.
EA: ¿Ya tenemos todo cubierto, Izzy?
IK: Creo que sí, pero es un tema muy amplio. Supongo que mi principal consejo que quisiera recalcar es que hay que buscar tres sistemas para analizarlos y tomar una decisión con base en la opinión de otros operadores, especialmente de los meseros, sobre el sistema.
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