Los empleados de Tecalitlan usan la technologia
Los sistemas POS (TPV), las aplicaciones de terceros y las plataformas de redes sociales ofrecen a los restaurantes muchas formas de ayudarlos a crecer. Tecalitlan Mexican Kitchen and Margarita Bar, en Chicago, ha experimentado los entresijos y el rápido avance de la tecnología más que la mayoría, considerando que el restaurante celebra su aniversario número 50 este año.
La editora Kathleen Furore habló con Karla Garcia, quien es copropietaria de Tecalitlan junto con Juan Carlos, su hermano, para saber cómo su equipo y ella están usando la tecnología.
Llega la tecnología
Los dueños: Juan Carlos y Karla Garcia
La tecnología ha cambiado a la velocidad de la luz desde que Tecalitlan invirtió en su primer sistema POS hace más de dos décadas.
“Fue cuando pasamos de las cajas registradoras normales, esas antiguas, a un POS. Ese fue mi primer acercamiento con eso. Creo que tenía 16 años”, dice Garcia. “Mi papá tampoco era muy adepto a la tecnología y todo era una novedad, así que me envió a capacitación porque pensó que era más joven, más rápida para aprender. Regresé y ayudé con la capacitación del personal”.
Si bien mejoró la eficiencia, el sistema era de muy baja tecnología comparado con los sistemas en la actualidad.
“Era más o menos tomar órdenes y reducir la escritura de órdenes a mano, y entregar las notas a cocina”, recuerda, destacando que eliminó un problema que era común en las cocinas de los restaurantes. “[Los empleados de cocina] preguntaban: “¿Esto qué dice? ¿Es bistec? ¿Es pollo? No sé qué escribiste”, dice Garcia.
A medida que Tecalitlan crecía, también la necesidad del restaurante de un sistema POS más avanzado que abordara más tareas. El siguiente que compraron podía llevar un registro de la nómina, además de los inventarios de licores y alimentos. “¡Hizo mucho más que el primer pedazo de metal!” recuerda Garcia. Y en Tecalitlan, el impacto fue “¡enorme!”, dice Garcia.
“En vez de tener tarjetas de registro manual de horario cada semana (esas enormes tarjetas perforadas, ¿las recuerda?) e intentar agregar los horarios de todos, la máquina lo hacía por mí. Hacer la nómina nos tomaba alrededor de tres días; pasamos de tres días a uno solo, o un día y medio”, dice Garcia.
Otra ventaja del sistema mejorado era un sistema de seguimiento de inventario más simplificado para el bar y la cocina.
“Por ejemplo, cuando llegaban el licor y la cerveza, lo ingresábamos: ‘Esta caja tiene 36 botellas’, y señalar que ahora había 36 Coronas más por encima de lo que tuviéramos”, explica Garcia. “Al final de la noche o de la semana, diríamos: ‘Bueno, ¿cuántas Coronas vendimos?’ Regresaríamos para ver lo que compramos, qué había todavía en el inventario”.
Eso significaba que todos podrían ver si el conteo era preciso o si faltaba algo. “Podríamos decir: ‘Bueno, justo eso’ o ‘¿Sabes qué? Nos falta la mitad de la caja de Corona. ¿A dónde se iría?’” dice.
Los beneficios fueron la precisión y los ahorros de costos. Como dice Garcia, le dio una oportunidad de ver si hubo algún exceso o cortesía.
“Hace que [las personas] sigan siendo un poco más honestas”, explica. Puedo decir: ‘Eh, te di esta botella hace dos días y dice que solo has vendido cuatro caballitos. ¿Por qué ya no hay?’ También es más o menos lo mismo con el inventario de comida”.
Nueva ubicación, nuevo POS
En 2021, Tecalitlan se vio obligado a dejar la ubicación que llamó hogar por 48 años. Eso significó trasladar todo, incluyendo el sistema POS. Esa parte de la mudanza fue simple, dice Garcia.
“Solo tuve que desconectarlo y conectarlo de nuevo. Pero entonces cuando llegamos aquí, cambiamos el sistema POS a uno aún más avanzado”, dice. “Creo que hemos pasado tal vez por seis sistemas POS en mi vida”. Dice que el que ella usa ahora “es probablemente mi favorito”.
Uno de los mayores beneficios es la manera en la que el sistema maneja la nómina.
“Puedo integrar mi nómina con la compañía de nóminas que la procesa. Puedo revisarla dos veces, asegurarme de que todo se haga bien, después solo ingreso las horas y presiono ‘Ir’. Si no estoy prestando total atención, me toma cerca de una hora como mucho, de 20 a 25 minutos [cuando me dedico exclusivamente a eso]. Antes, sería así: ‘Muy bien, estoy haciendo la nómina, ¡los veo en dos días!’”
La forma en la que el sistema se integra con aplicaciones de terceros es otra ventaja, dice Garcia.
“Por ejemplo, si tengo que cambiar algo (es decir, si tuviera que usar 86 con algo), en lugar de dirigirme a GrubHub o a Uber Eats para hacerlo, puedo hacerlo en el sistema POS. Solo entro ahí y se bloquea [lo que sea que nos falte]. Eso se muestra en todas las aplicaciones y también a todo mi personal para que ni siquiera lo vendan. Ni siquiera pueden marcarlo. Antes, si mi cocina ya no tenía algo, decían: ‘Eh, 86, el chorizo’. Tenía que ir a decirle a todos. Ahora yo uso 86 con el chorizo, y nadie puede venderlo. Eso me encanta”.
Sin embargo, el problema en general de las aplicaciones de terceros es otra historia.
“Las uso porque tengo que usarlas, no porque quiera”, dice.
Las terminales portátiles para el personal de servicio es otra ventaja que Tecalitlan aprovecha.
“Puedes tener tantas como quieras. Obviamente, pagas por ellas. Pero me parecen muchísimo más sencillas, en especial cuando conoces muy bien el sistema. Y te permiten dedicar más tiempo a tu cliente en lugar de escribir una orden a mano, correr hasta una terminal POS, hacer fila hasta que otra persona terminara de enviar su orden”, explica. “Pienso que ha abierto un poquito más de tiempo libre. Y mis meseros más antiguos que vinieron conmigo desde la ubicación anterior que tenía las terminales estancadas, decían: ‘Esto es mucho más fácil. ¡Esto me ahorra muchísimo más tiempo!’”
El sistema también ofrece un sistema de recompensas que Tecalitlan ha optado por usar. Los clientes obtienen un punto por cada $2 que gasten, y pueden canjear los puntos en futuras visitas. Dos grandes beneficios son: permite que el restaurante recopile los correos electrónicos de los clientes (los cuales Garcia puede usar para mandar información y ofertas especiales), y la plataforma notifica a Tecalitlan sobre los hábitos alimentarios de los clientes.
“Así, cada mes puedo enfocarme en mi campaña [de marketing] sobre personas que estuvieron aquí la semana pasada, personas que no han venido en dos semanas, o personas que no han venido en un mes”, dice Garcia.
La ventaja de las plataformas
Tecalitlan ingresó al mundo de las redes sociales a través de Facebook, después agregó Instagram, y por último TikTok.
“No tengo un TikTok propio porque no me gusta, pero tuve que modernizarme, y tuve que hacer reels y videos”, dice Garcia riéndose. “Intenté hacer lo mejor que pude, pero me di cuenta de que tengo limitaciones porque estoy en mis cuarentas. Entonces, siento que esto está mucho más allá de mis posibilidades: estas personas que andan por ahí con los palos y haciendo todo esto, ¡eso no es para mí!”
La solución: Garcia se encarga de las publicaciones internas, pero le paga a alguien una tarifa mensual para que venga y grabe reels y videos, haga la edición y publique [el contenido] cada semana en diferentes plataformas. “Me di cuenta de que es más útil que invierta mi tiempo tratando de cuidar a mis clientes en lugar de editar un video de 15 segundos en tres horas. Me di cuenta de que no estaba haciendo un gran trabajo con eso”, dice.
El enfoque ha provocado un repunte en el negocio.
“He tenido clientes que dicen: ‘Te vimos en TikTok. Vimos este video. Te etiquetaron en la página de este instagrammer o algo así’. Antes era: ‘Consigue tus clientes con el boca a boca’. Ahora es: ‘Consigue tus clientes en redes sociales’. Si no estás en redes sociales, lamentablemente es como si no existieras”.
Consejo
Entonces, basándose en su experiencia con la tecnología para restaurantes, ¿qué consejo tiene Garcia para los compañeros de la industria?
“Por supuesto, diría que haga su tarea. En serio, en serio investigue, y vea todos los pros y contras de cada sistema”, dice Garcia, destacando que si bien ella actualmente considera que Toast es la mejor opción para su restaurante de 40 comensales (incluyendo los asientos en el patio), “podría haber un sistema que sea más adecuada para un local más pequeño que no necesite gran parte de las cosas que hago.
“Si hay un local más pequeño que solo tenga cinco o seis mesas, es posible que no necesite algo tan completo porque tal vez no tiene tantos empleados. Es posible que no tenga que preocuparse por el inventario, entonces, tal vez un sistema POS más pequeño que no sea tan sofisticado [podría ser la mejor opción]”.
Otra sugerencia: evalúe otros sistemas que haya antes de comprar. “Tengo amigos que tienen otros sistemas POS, entonces digo: ‘¿Puedo pasarme por ahí y probarlo?’ Y me responden: ‘Juega con él, aquí. Hazlo. Cuéntame qué preguntas tienes’”, dice Garcia.
Y cuando se decida por un sistema, “asegúrese de simplemente usarlo a su máximo potencial… si está pagando e invirtiendo en un sistema POS, asegúrese de que está obteniendo todo lo que pueda de él, porque si no, solo va a ser un enorme pisapapeles”, concluye Garcia.
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