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Nota del editor: Esta es la decimosexta edición de una columna regular en www.elrestaurante.com. Pepe Stepensky, un veterano restaurador y miembro desde hace mucho tiempo del Panel Asesor de el Restaurante, ofrece sus consejos a cualquier lector de el Restaurante que tenga una pregunta. Cuando no tiene una pregunta específica que responder, escribe sobre los pasos para abrir y dirigir un restaurante. Haga clic aquí para enviarle una pregunta por correo electrónico.
Por Pepe Stepensky
En el acelerado mundo de la industria de los restaurantes, la gestión del inventario a menudo pasa desapercibida, eclipsada por el enfoque en ofrecer una excelente comida y servicio. Sin embargo, la gestión del inventario es la columna vertebral de la eficiencia operativa y la rentabilidad. Asegura que un restaurante mantenga el equilibrio adecuado entre tener suficiente stock para satisfacer la demanda de los clientes y evitar gastos innecesarios por exceso de existencias o desperdicio.
Este artículo explora la importancia de llevar inventarios en los restaurantes y ofrece una visión general de los diferentes métodos para gestionarlos de manera eficaz.
¿Por qué es importante llevar un inventario?
1. Controlar los costes y maximizar los beneficios
Dado que los costes de los alimentos representan una parte importante de los gastos de un restaurante, el seguimiento del inventario garantiza que cada dólar gastado en ingredientes se traduzca en beneficios. Saber cuántas existencias tiene evita las compras excesivas y pone de relieve las áreas de ineficiencia o pérdida.
2. Reducir el desperdicio de alimentos
Las comprobaciones periódicas del inventario evitan el deterioro al garantizar que se utilicen primero las existencias más antiguas, lo que se conoce como rotación de alimentos. La adopción de prácticas como FIFO (primero en entrar, primero en salir) puede reducir drásticamente el desperdicio, ahorrando dinero y recursos medioambientales.
3. Garantizar la coherencia y la calidad
La coherencia es vital en el negocio de la restauración. El seguimiento preciso del inventario garantiza que los ingredientes esenciales estén siempre disponibles, asegurando la calidad y la coherencia de las ofertas de su menú.
4. Prevenir la escasez
Quedarse sin un ingrediente clave puede provocar la insatisfacción de los clientes y la pérdida de ingresos. Unos sistemas de inventario adecuados le ayudan a anticipar las necesidades y a reordenar las existencias antes de que se agoten.
5. Promover la responsabilidad del personal
Los inventarios periódicos reducen el riesgo de robo y desperdicio al crear un sistema transparente. Los empleados son más propensos a manejar los suministros de manera responsable cuando saben que el inventario está siendo monitoreado de cerca. En mi propia experiencia, es mejor pedir a diferentes empleados cada mes que hagan el inventario para asegurarse de que se toma correctamente y al centavo.
6. Apoyar la planificación financiera
Los datos de inventario proporcionan información sobre el coste de los bienes vendidos (COGS), lo que le ayuda a medir la rentabilidad y a planificar los presupuestos de forma eficaz. Esto es crucial para mantener un balance general saludable.
Diferentes formas de realizar el inventario:
Recuentos manuales de inventario
Proceso: El personal cuenta físicamente todos los artículos y los registra en papel u hojas de cálculo.
Ventajas: rentable para operaciones pequeñas; práctico.
Desventajas: requiere mucho tiempo y es propenso a errores.
Sistema de nivel par
Proceso: las existencias se reordenan cuando caen por debajo de un «nivel par» preestablecido.
Ventajas: simple y minimiza el exceso de existencias.
Desventajas: requiere un cuidadoso seguimiento de la fluctuación de la demanda.
Seguimiento en hoja de cálculo
Proceso: Los inventarios se gestionan mediante fórmulas para calcular los totales y los puntos de reorden.
Ventajas: Fácil de analizar tendencias; bajo coste.
Inconvenientes: Sigue siendo laborioso y propenso a errores manuales.
Integración del sistema de punto de venta (POS)
Proceso: Los sistemas POS realizan un seguimiento de las ventas y deducen el inventario automáticamente.
Ventajas: Datos en tiempo real; reduce la entrada manual.
Inconvenientes: Costoso de implementar; requiere formación.
Software de gestión de inventario
Proceso: Herramientas avanzadas como Toast o MarketMan automatizan el seguimiento del inventario y se integran con otros sistemas.
Ventajas: Informes detallados; gran precisión.
Inconvenientes: Costes iniciales y de suscripción más elevados.
Recuentos cíclicos
Proceso: El inventario se divide en secciones y se cuentan partes específicas con regularidad.
Ventajas: Menos disruptivo que los recuentos completos; ahorra tiempo.
Inconvenientes: Puede que no proporcione una imagen completa en un momento dado.
Si sus inventarios no parecen coincidir con sus compras, aquí tiene una idea: haga un inventario manual cada dos meses y compárelo con el inventario automatizado procedente de su sistema de punto de venta. El inventario manual puede revelar robos o desperdicios que no aparecen en el sistema de inventario automatizado.
Conclusión
La gestión de inventario es más que contar ingredientes; es una herramienta estratégica que puede determinar el éxito o el fracaso de un restaurante. Al controlar los costes, reducir los residuos, mantener la coherencia y evitar la escasez, las prácticas eficaces de inventario salvaguardan la reputación y la rentabilidad de un restaurante.